ScanFlow

ScanFlow = převod papírových dokumentů do wordu či excelu jedním dotekem, jednoduchá archivace

Převod dokumentů
ScanFlow převádí papírové dokumenty do editovatelných formátů (Word, Excel). Díky tomu je možné:

• zpracovávat dokumenty, které Vám byly zaslány v papírové podobě
• část textu korigovat bez nutnosti časově náročného přepisování, následně dále zpracovat - není problém upravit chybný údaj v tabulce nebo opravit gramatickou chybu, i když se jedná o tištěný dokument bez elektronického originálu.

Skenování do archívu

Velkou výhodou ScanFlow je integrace základního archivačního řešení. Všechny dokumenty v archívu jsou ukládány ve formátu sPDF, který zachovává vzhled původního dokumentu (naskenovaný obrázek je nezměněn) a současně do dokumentu vkládá textovou vrstvu, kterou ScanFlow na papíře rozpoznalo. Tím je umožněno fulltextové prohledávání v celém archívu, které je nesrovnatelně rychlejší oproti vyhledávání v klasickém papírovém archívu.

ScanFlow umožňuje v rámci archívu i správu adresářů. Vhodnou volbou těchto adresářů se vytváří struktura určená k archivaci jednotlivých typů dokumentů, a tak například naskenované faktury nebo dodací listy budou uloženy na jednom místě. Tato struktura v kombinaci s tím, že jsou dokumenty převáděny do prohledávatelného formátu sPDF, zajišťuje velmi snadné nalezení jakéhokoliv dokumentu.

Díky možnosti převodu dokumentů do editovatelné podoby přímo z multifunkčního zařízení Konica Minolta získají všichni zaměstnanci tuto možnost, aniž by museli mít nainstalovánu jakoukoliv aplikaci na své pracovní stanici a museli s ní umět pracovat. Jednoduše zvolí na multifunkčním zařízení typ formátu souboru a naskenují. ScanFlow automaticky převede dokument do požadovaného formátu a odešle dokument uživateli přímo do emailové schránky nebo do adresáře.

ScanFlow přináší vstupní řešení pro digitalizaci papírových dokumentů uvnitř společnosti s pokročilými funkcemi.

Výhody digitalizačního řešení ScanFlow Konica Minolta

Ovládání

• Integrace OCR přímo na panel MFP a tím i zjednodušení ovládání
• Jednoduché ovládání digitalizace uživatelem

Procesy

• Zpřístupnění OCR všem uživatelům
• Úspora času při přepisování papírových dokumentů
• Možnost autorizace a využití autorizačních údajů pro zpracování dokumentů
• Zrychlení převodu dokumentů do prohledávatelných a editovatelných formátů
• Archivace dokumentů s možností vyhledávání v textu dokumentů
• Automatické pojmenovávání archivovaných dokumentů
• Možnost definice parametrů souboru přímo v multifunkčním zařízení
• Možnost nastavení externího zpracování např. pro vytěžování čárových kódů či exportu do DMS

Finance

• Snížení nákladů na nákup OCR aplikací - pro více uživatelů postačuje pouze jedna instalace na serveru
• Využití stávajících zařízení pro skenování - bez nutnosti nákupu dalšího HW
• Bez nutnosti vyčlenění speciálního pracoviště a zaměstnanců pro digitalizaci

Administrace

• Centrální administrace aplikací
• Propojení s adresářovými službami LDAP
• Jednoduchá vzdálená administrace
• Administrace pouze jednoho typu HW zařízení

Soubory ke stažení