SafeQ

SafeQ je integrované tiskové řešení umožňující přesné účtování, kontrolu přístupu jednotlivých uživatelů a směrování tiskových operací na jakékoliv zařízení v síti tiskáren a kopírek. Umožní Vám získat přehled o nákladech za tisk, kopírování a skenování. Díky efektivní identifikaci a distribuci každé tiskové úlohy SafeQ zajišťuje úplnou kontrolu nad celým procesem tisku, kopírování a skenování firemních dokumentů. Řešení je vhodné jak pro malé firmy, tak pro velké korporace, státní instituce, školy a univerzity, IT, banky a finanční instituce. SafeQ Vám zajistí kompletní monitoring veškerých kopírovacích, tiskových a skenovacích operací během procesu. Je proto ideálním řešením pro dlouhodobé snižování nákladů a optimalizaci tiskového prostředí.


Základní funkce SafeQ

Monitoring, reporting, vyhodnocování nákladů

Monitoring
Získejte přehled o všech operacích probíhajících na tiskárnách, průběžné vyhodnocení nákladů spojených s tiskovými výstupy.

YSoft SafeQ sleduje a účtuje veškeré operace v rámci tisku, kopírování a skenování. O provedených úlohách ukládá YSoft SafeQ také dodatečné informace, jako jsou název úlohy, náhled první strany, datum vytištěn či počet stran. Dokonce je možné sledování nákladů na lokálních tiskárnách. Sledování zařízení umožní v budoucnu vyhodnocení jejich vytížení a optimalizaci tiskového prostředí.

Reporting
Pomocí širokého výběru reportů v různých formátech mohou administrátoři nebo pověřené osoby sledovat celé tiskové prostředí, včetně vzdálených poboček, analyzovat náklady dle jednotlivých uživatelů, oddělení nebo projektů. Centrální reporting YSoft SafeQ umožňuje shromažďovat informace nejen z centrály, ale také ze všech vzdálených poboček. K dispozici jsou tyto druhy reportů:

• Standardní a přednastavené reporty – předdefinované reporty, které poskytují podrobné informace o činnostech na všech zařízeních a využívání tiskáren jednotlivými uživateli
• Customizované reporty – reporty přizpůsobené konkrétním potřebám uživatelů. V příjemném uživatelském rozhraní si lze jednoduše nastavit parametry dle vlastních preferencí
• Zelené reporty – uživatel získá přehled, kolik odpovědným chováním při tisku ušetřil, sledované jsou ukazetele jako voda, dřevo nebo úspora CO2

Víceúrovňové projektové účtování
Tento benefit umožňuje nejen advokátním či projekčním kancelářím pracujícím na bázi projektů sledovat u aktuálních případů náklady na tisk a kopírování, aby je mohly zpětně vyúčtovat zákazníkům. Tiskové řešení YSoft SafeQ umožňuje vytvářet vlastní strukturu projektů a podprojektů například dle harmonogramu nebo případu. Uživatel při každé operaci zadává konkrétní projekt a podprojekt, pod který se pak operace účtuje.

Díky SafeQ se uživatelé naučí velice rychle přemýšlet, který dokument skutečně potřebují vytisknout a který nikoli.

Účtování - kreditní subsystém

Systém pro správu účtů, používaný při samoobslužném tisku a kopírování pro jednoduché zpoplatnění tisku, kopírování, případně skenování. Slouží zejména k přesnému účtování nákladů na reprografické výstupy (tisky, kopie, ..) na jednotlivé uživatele, oddělení, projekty.

Přes webové rozhraní je k dispozici pokladna, která umožňuje nabíjet i vybíjet účty, provádět reklamace apod.

Print Management

Správa tiskových úloh
Správa tiskových úloh umožňuje uživatelům kontrolu nad všemi dokumenty, které poslali do tisku. Uživatelé mohou snadno vybírat úlohy, které chtějí tisknout, procházet již vytištěné či je tisknout znovu. Frekventované dokumenty lze také přidat do seznamu oblíbených položek. Uživatel je pak najde přímo v menu na tiskárně a nemusí je opakovaně posílat k tisku. Všechny činnosti probíhající na multifunkčních zařízeních jsou monitorovány, takže administrátor má vždy přehled o tom, kdo tiskne, které dokumenty a na jakém místě. Jednodušší a rychlejší tisk řízený stanovenými pravidly sníží náklady, zvýší produktivitu a zajistí vysokou bezpečnost citlivých dokumentů.

Tisk na základě pravidel
umožní stanovit jednotlivým zaměstnancům nebo skupině zaměstnanců role, podle kterých SafeQ určí, jak budou moci tisknout.

Administrátor stanoví ve webovém průvodci podmínky, které musí být při tisku respektovány, ať už se jedná o omezení přístupu, převedení na oboustranný či černobílí tisk nebo přesměrování na levnější tiskánu. YSoft SafeQ 4 uplatňuje tato pravidla pro všechny úlohy poslané k tisku. Jestliže tisková úloha splňuje podmínky daných pravidel, je zpracována, pokud ne, pak je tisk zastaven a uživateli je poslána vysvětlující informace.

Tiskové fronty
umožňují využívat pokročilé tiskové funkce, jako je například zabezpečený tisk nebo funkcionalita Follow-me. Tiskové fronty můžeme rozdělit do tří kategorií.

• Přímé tiskové fronty k tisku na předem určených tiskárnách.
• Zabezpečené tiskové fronty zajišťují uzamknutí všech tiskových úloh až do okamžiku, kdy se uživatel autorizuje u tiskárny. U tohoto typu front mohou uživatelé tisknout úlohy na jakékoli tiskárně v rámci společnosti.
• Sdílené fronty umožňují většímu počtu uživatelů tisknout stejnou úlohu. Tato aplikace je hojně využívána zvláště při práci na projektech nebo ve vztahu ředitel asistentka, kdy asistentka přináší nadřízenému jeho dokumenty.

Mobilní tisk
Mobilní tisk YSoft SafeQ 4 přináší svobodu do tiskových procesů, které se stávají nezávislé na počítačích nebo připojení do lokální sítě. Uživatelé mohou posílat úlohy na tiskárny z chytrých telefonů, ať se nacházejí v restauraci, ve vlaku nebo na zahradě. Mobilní tisk dokonce umožňuje uživateli zvolit si, jakým způsobem (oboustranně, barevně) má být dokument vytištěn.

Řízení přístupu

Zabezpečení přístupu k tiskovému stroji pomocí autorizace pinem, kartou, čipem... Nastavení kritérií pro přístup k danému zařízení a jeho jednotlivým funkcím s určitými právy, omezeními nebo limity. Zařízení je blokováno proti zneužití neoprávněnou osobou. Možnost využití stávajících čipových, magnetických nebo jiných karet (např. ze stravovacího systému).

Přínosy řešení SafeQ

• Úspora nákladů na tisk
  Systém SafeQ umožňuje komplexní kontrolu skutečných objemů tisku. Díky statistickému zpracování dat systémem SafeQ se můžete jediným pohledem informovat o vytížení a provozních nákladech každé tiskárny/kopírovacího stroje.
• Zabezpečený tisk
  Protože je tisk na síťové tiskárně spuštěn až ve chvíli, kdy se uživatel autorizuje na tiskovém centru, je vyloučeno riziko, že dojde k neoprávněnému přístupu cizích osob k již vytištěným dokumentům. Poté, co je úloha vytištěna, se takto označí, ale lze ji snadno vytisknout znovu. Uživatel tak má kontrolu nad svými dokumenty.
• Funkce Follow-me
  Umožňuje, aby si uživatel zabezpečeného tisku vyzvedl úlohu na kterékoliv tiskárně zapojené v systému. Pokud je tedy tiskárna, která je uživateli nejblíže obsazená nebo rozbitá, může si majitel úlohu po autorizaci "vyzvednout" kdekoliv jinde. Každému uživateli stačí v systému nainstalovat jen jednu síťovou tiskárnu se systémem SafeQ. Pro administrátory tak odpadá náročná údržba tiskových ovladačů na každém počítači. Taktéž není třeba konfigurovat tiskárny a vytvářet na každé tiskárně účty.
• On-line účtování
  Při On-line (přesném) účtování server komunikuje s tiskárnou při tisku a zjistí přesný počet skutečně vytištěných stránek. U úloh, které uživatel stornuje, nebo které nebyly zcela vytištěny kvůli zaseknutému papíru apod. SafeQ zaúčtuje pouze skutečně vytištěné stránky. Výhody On-line účtování ocení všude tam, kde se používá samoobslužný tisk či kopírování, tedy skutečné účtování peněz mezi různými subjekty.
• Kreditní systém
  Pro použití na středních a vysokých školách nebo v copy centrech je užitečným nástrojem kreditní subsystém. Umožňuje určité skupině uživatelů nastavit omezení ve formě kreditu. Kreditní systém pro tyto uživatele vede účty. Přes webové rozhraní je k dispozici pokladna, která umožňuje nabíjet i vybíjet účty, provádět reklamace apod. Další možností správy účtů je speciální aplikace pro MS Windows s připojeným snímačem karet. Tato aplikace umožňuje taktéž dobíjet i vybíjet účty, proti webové aplikaci nabízí značně vyšší rychlost odbavení a automatickou identifikaci uživatele přes připojenou čtečku.
• Kopírování
  SafeQ umí účtovat i provoz kopírek. Využívá k tomu blokování panelu kopírky: standardně je zařízení blokováno a nelze na něm kopírovat. Pokud se uživatel autorizuje, bude mu kopírka odblokována. Všechny provedené kopie po dobu platnosti autorizace budou zaúčtovány na vrub přihlášeného uživatele. K odhlášení uživatele dojde, pokud znovu přiloží kartu nebo mu vyprší časový limit, nebo v případě, že uživateli dojde kredit. U kopií je v závislosti na konkrétním stroji možno evidovat počet výstupů a rozlišení barevnosti, navíc je možné sledovat duplex (oboustranný výstup) a rozlišovat A3/A4.
• Napojení na LDAP
  Uživatele lze do systému importovat jak z externích zdrojů (databáze, CSV a XML soubory), tak i přímým napojením na LDAP servery (Active Directory, OpenLDAP, NDS). V případě přímého napojení na LDAP server není tudíž třeba udržovat uživatelské účty na dvou místech, ale pouze ve Vašem již používaném systému.

Soubory ke stažení