dataPoint systém pro správu dokumentů

dataPoint je inteligentní a sofistikovaný systém pro ukládání digitalizovaných dokumentů ať už za účelem jejich archivace nebo následné editace, standardně obsahuje „adhoc“ workflow.

Nabízí velmi jednoduché uživatelské rozhraní s minimem nutných úkonů ze strany samotných uživatelů. Skenování, rozpoznávání, vytěžování dat, zpracovávání dokumentů, jejich konverze do jiných formátů, zatřídění do příslušných složek s možnostmi přístupu - to vše zpracovávají automatizované procesy na pozadí. Uživatelé tedy musí pouze vložit dokumenty do podavače skeneru a celý proces spustit - o vše ostatní se postará dataPoint.

dataPoint využije každý kdo

má velké množství papírových dokumentů a potřebuje:

• vyhledávat v dokumentech
• sdílet dokumenty
• spolupracovat na dokumentech

převádí papírové dokumenty do elektronické podoby a požaduje:

• co nejjednodušší převod do elektronické podoby
• provádět rozpoznání znaků pro další úpravy textů a dat
• automaticky zpracovávat formuláře

nechce používat papírové dokumenty a přeje si
u správy dokumentů a řízení jejich oběhu:

• nahradit oběh papírových dokumentů elektronickým
• zrychlit dokumentové procesy
• řídit práva přístupu
• zvládnout proces schvalování dokumentů
• nastavit workflow (požadované procesy) k jednotlivým dokumentům
• sledovat pohyb dokumentů po firmě
• data dostat přímo do firemních systémů
• řešit archivační a skartační řád

 v elektronické archivaci dokumentů:

• ukládat dokumenty systematicky a přehledně
• mít spolehlivé úložiště
• rychle vyhledat dokument
• libovolně sestavovat pohledy podle indexů a typů dokumentů
• vyhledávat fulltextově
• mít dokumenty ochráněné proti poškození a zničení
• definovat a řídit přístupová práva k dokumentům
• mít přehled a záznam o tom, kdo s jakým dokumentem nakládal, a jak          
• rychle a jednoduše sdílet dokumenty

Průběh zpracování

1. skenování
Dokument je naskenován na multifunkčním zařízení, který umožňuje získat od uživatele další údaje (metadata), případně systém z dokumentu vytěží textové informace (OCR, ICR), čárové kódy, nebo i strukturovaná data (zónové vytěžování).

2. automatické vytěžení dokumentů
Systém z dokumentu vytěží textové informace (OCR, ICR), čárové kódy, nebo i strukturovaná data (zónové vytěžování).

3. vstup do dataPointu
Dokument vstupuje do dataPointu včetně všech získaných dat, která mohou v systému určovat postup zpracování dokumentu.

4. přiřazení informací o typu dokumentu a workflow
- změna vlastníka dokumentu, změna typu dokumentu, změna nebo úprava údajů
Uživatelé doplní dokument o požadované indexy, přičemž systém zaznamenává, kdo a kdy doplnil jaké údaje, případně komu dokument předal.

5. archivace – inteligentní uložení dokumentů
Dokument, který obsahuje požadované indexy, může být převeden do archivu v systému dataPoint. Pokud je to požadováno, může být dokument převeden do externího systému (ERP, DMS, apod.).

dataPoint nabízí širokou škálu řešení

S dataPointem můžete velmi efektivně ušetřit drahocenný čas Vašich zaměstnanců a kolegů. Pomocí dataPointu nahradíte otravné a rutinní práce automatizovaným systémem.

Mimo to dataPoint poroste s Vašimi potřebami - ne vždy potřebujete a můžete od začátku nasazovat složité, komplexní systémy. dataPoint je systém jednoduchý na implementaci, ale vzhledem k použité technologii Vám umožní růst.

• systém dataPoint můžete nasadit jako hlavní aplikaci pro archivaci digitálních dokumentů
• můžete jej použít i jako doplněk stávajícího DMS systému
• je vhodný jako nástroj pro indexování dokumentů před vstupem do jiného systému
• lze jej prakticky využít pro jakoukoliv agendu dokumentů, kde je cílem každý dokument smysluplně označit, zařadit a uložit pro budoucí jednoduchý přístup

dataPoint a schvalování faktur

Přijde Vám faktura, kterou chcete nechat proplatit, a tak musíte jít za nadřízeným nechat si proplacení schválit, následně na účtárnu, aby fakturu proplatila a poté ji uložit do archivu? dataPoint tuto činnost provede za Vás. Jednoduše příchozí fakturu vložíte do dataPointu a pak již jen sledujete, jak fakturu zpracovávají jednotlivé osoby a následně se uloží do archivu.

Máte evidenci formuláře například pro školení řidičů, které musí schválit několik lidí ještě předtím, než školení proběhne a formulář bude archivován? Se systémem dataPoint jsou jednotlivé dokumenty předány mezi uživateli tak, že každý může podle svých práv doplnit konkrétní údaj. Systém hlídá, abyste měli odsouhlaseno, kdo a kdy jde na školení řidičů. To vše máte zároveň přehledně uloženo.

Máte ve Vašem systému vystaveny třeba smlouvy nebo dodací listy, které jsou vyplňovány v papírové podobě a chcete je archivovat až v jejich finální podobě? dataPoint je schopen z těchto dokumentů vytěžit data, jako jsou čárové kódy nebo texty a podle nich je automaticky zařadit do příslušných složek.

Soubory ke stažení